Guías · Primer paso

Cómo hacer el inventario de sistemas de IA de tu empresa, paso a paso

Por José María Arroyo · Última revisión: 26 de octubre de 2026

En resumen

El inventario es el primer paso del cumplimiento: no se puede clasificar ni gobernar lo que no se sabe que existe. Incluye los sistemas propios, los comprados, las herramientas de IA generativa de la plantilla y las funciones de IA que traen otras aplicaciones. Abajo tienes el método en ocho pasos y una plantilla de Excel.

Qué cuenta como sistema de IA

El Reglamento define el sistema de IA como un sistema basado en máquina que, con cierto grado de autonomía, infiere a partir de la información que recibe cómo generar resultados (predicciones, contenidos, recomendaciones o decisiones) que pueden influir en entornos físicos o virtuales. Las directrices de la Comisión excluyen el software que solo ejecuta reglas definidas por personas.

En la práctica entran los modelos de machine learning propios, las soluciones de proveedores con IA (scoring, detección de fraude, selección de personal, atención al cliente), los asistentes de IA generativa y las funciones de IA integradas en herramientas que ya usas, como el correo, la ofimática o el CRM.

El método, paso a paso

  1. Recopila. Pregunta a cada área qué herramientas de IA usa (también las gratuitas con cuentas personales), revisa las licencias y compras de software con TI y compras, y pide a los equipos técnicos sus modelos en producción.
  2. Describe la finalidad. Una fila por sistema y por uso: la misma herramienta usada para dos cosas puede tener riesgos distintos.
  3. Identifica tu papel. Proveedor, responsable del despliegue, importador o distribuidor. De ese papel dependen las obligaciones.
  4. Descarta las prácticas prohibidas. Comprueba que ningún uso entra en el artículo 5, aplicable desde el 2 de febrero de 2025.
  5. Clasifica el riesgo. ¿Es componente de seguridad de un producto regulado (Anexo I)? ¿Entra en alguno de los ámbitos del Anexo III, como empleo, educación, crédito o seguros de vida y salud? Si concluyes que un sistema del Anexo III no es de alto riesgo por las excepciones del artículo 6.3, el artículo 6.4 exige documentarlo.
  6. Revisa la transparencia. Chatbots, contenido sintético y ultrafalsificaciones tienen obligaciones propias en el artículo 50.
  7. Asigna obligaciones y responsables. Para cada sistema: qué hay que hacer, quién responde y quién supervisa.
  8. Mantenlo vivo. Alta obligatoria de cada nuevo caso de uso antes de ponerlo en marcha y revisión al menos anual.

Errores frecuentes

  • Olvidar las funciones de IA que se activan en aplicaciones ya contratadas.
  • Clasificar por herramienta en lugar de por uso.
  • Anotar la clasificación sin su justificación.
  • Hacerlo una vez y no volver a mirarlo.

Plantilla de inventario en Excel

Con hoja de instrucciones, desplegables para el papel de la organización, el ámbito del Anexo III, las prácticas prohibidas, la clasificación de riesgo y la formación del artículo 4, y un resumen que se actualiza solo. Te la envío por email.

Responsable: José María Arroyo Sánchez. Finalidad: enviarte la plantilla de inventario y la newsletter semanal, con cuatro correos de bienvenida las dos primeras semanas. Base jurídica: tu consentimiento. Conservación: hasta que te des de baja. Derechos: acceso, rectificación, supresión y retirada del consentimiento en cualquier momento, desde el enlace de cada correo o escribiendo a info@formaciontech.es.

¿Tienes un sistema concreto y quieres saber si es de alto riesgo? Prueba el clasificador de riesgo, gratis y sin registro.

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Fuentes

Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. La reviso cuando cambia la normativa.

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