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Política de uso de IA generativa en la empresa: qué debe incluir

Por José María Arroyo · Última revisión: 26 de octubre de 2026

En resumen

En casi todas las empresas alguien ya usa IA generativa, muchas veces con cuentas personales y sin reglas. El riesgo más habitual no es una multa del Reglamento: es la información confidencial o los datos personales que acaban en una herramienta externa. Una política breve, clara y conocida por todos lo evita, y además forma parte de las medidas de alfabetización del artículo 4.

Qué debe incluir

  1. Objeto y ámbito: qué herramientas cubre y a quién se aplica, incluidos colaboradores externos.
  2. Principios: responsabilidad, supervisión humana, confidencialidad, transparencia y proporcionalidad.
  3. Herramientas autorizadas: cuáles, con qué cuentas, para qué usos y quién responde de cada una.
  4. Qué información se puede introducir: una tabla sencilla por tipo de información (pública, interna, confidencial, datos personales y categorías especiales).
  5. Usos permitidos y prohibidos: con ejemplos de su día a día.
  6. Revisión humana: quien usa la herramienta responde del resultado.
  7. Transparencia: cuándo hay que avisar o etiquetar contenido generado con IA (artículo 50).
  8. Propiedad intelectual y confidencialidad: contenido de terceros y acuerdos con clientes.
  9. Alfabetización: formación antes de usar las herramientas y registro (artículo 4).
  10. Nuevos usos e inventario: cómo se da de alta un caso de uso nuevo.
  11. Incidencias y dudas: a quién avisar si algo sale mal.
  12. Revisión: al menos anual y cuando cambien las herramientas o la norma.

Cómo implantarla para que se cumpla

  • Corta y concreta. Mejor cuatro páginas que se leen que veinte que no.
  • Ofrece una alternativa. Prohibir sin dar una herramienta corporativa autorizada empuja al uso de cuentas personales.
  • Acompáñala de formación. Una sesión breve para toda la plantilla explicando el porqué de cada regla.
  • Deja constancia. Una declaración de lectura o un registro de la formación.
  • Revísala. Las herramientas cambian cada pocos meses.

Plantilla de política de uso en Word

Con los doce apartados anteriores, tablas de herramientas autorizadas y de tipos de información, y un anexo de compromiso para la plantilla. Te la envío por email para que la adaptes.

Responsable: José María Arroyo Sánchez. Finalidad: enviarte la plantilla de política de uso y la newsletter semanal, con cuatro correos de bienvenida las dos primeras semanas. Base jurídica: tu consentimiento. Conservación: hasta que te des de baja. Derechos: acceso, rectificación, supresión y retirada del consentimiento en cualquier momento, desde el enlace de cada correo o escribiendo a info@formaciontech.es.

La política funciona mejor con formación. Taller de 2 horas para toda la plantilla.

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Fuentes

Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico. La reviso cuando cambia la normativa.

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